I. Przedmiot Polityki.

1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych Klientów lub ich opiekunów (w przypadku niepełnoletnich Klientów) HKF – CENTRUM WSPIERANIA ROZWOJU DZIECKA przy ul. Wyścigowej 58 we Wrocławiu (dalej jako „HKF Centrum”).

2. Warunki i zasady korzystania z usług HKF Centrum określa Regulamin Ogólny oraz regulaminy poszczególnych usług, stanowiące odrębne dokumenty, z którym każdy z Klientów powinien się zapoznać i zaakceptować przed rozpoczęciem korzystania z usług HKF Centrum. W przypadku Klientów niepełnoletnich powyższy obowiązek spoczywa także na ich przedstawicielach (opiekunach) prawnych.

3. Niniejsza Polityka oraz Regulamin Ogólny udostępniane są przy dokonywaniu rejestracji online na spotkanie (zajęcia, konsultacje) w HKF Centrum albo zapisu na szkolenia albo webinaria organizowane przez Centrum, a w przypadku dokonywania rejestracji na spotkanie w HKF Centrum w inny sposób np. telefonicznie (jeśli jest dostępny dla danej usługi) – przed skorzystaniem z usług w HKF Centrum, przy czym Klient informowany jest uprzednio o tym, że zasady przetwarzania danych osobowych reguluje niniejszy dokument, a także o miejscu, w którym można zaznajomić się z jego treścią.

II. Zasady ogólne.

1. Administratorem danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych dla potrzeb korzystania z usług HKF Centrum jest HFK – Centrum Wspierania Rozwoju Dziecka sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem: 0000996408, nr NIP: 8992939781 (dalej jako „Administrator” lub „Usługodawca”).

2. Dla zapewnienia należytego świadczenia usług przez HKF Centrum, w tym dokonania rezerwacji terminu celem świadczenia wybranych przez Klienta usług, przygotowania i zebrania wywiadu na spotkanie, Usługodawca wymaga od Klientów lub ich opiekunów (w przypadku Klientów niepełnoletnich) udostępnienia Administratorowi danych osobowych w niezbędnym do tego zakresie, określonym szczegółowo w pkt IV Polityki.

3. Dane osobowe Klientów lub ich opiekunów prawnych przetwarzane będą przez Organizatora dla potrzeb i zgodnie z celem, dla którego te dane są pobierane, ten sposób, że:

– Przy nawiązaniu połączenia telefonicznego z infolinią HKF Centrum – Klient lub jego opiekun otrzymuje informację o możliwości nagrywania rozmowy telefonicznej w trosce o zapewnienie należytej jakości usług oraz przetwarzania danych osobowych dla potrzeb obsługi sprawy Klienta, o ile wymaga ona przetwarzania danych osobowych Klienta innych aniżeli głos zarejestrowany podczas rozmowy np. dla potrzeb zapisania na spotkania w HKF Centrum,

– Przy zapisywaniu na spotkanie w HKF Centrum (zajęcia, konsultacje) – Klient lub jego opiekun otrzymuje odrębną informację o przetwarzaniu danych osobowych dla potrzeb zapisu na spotkanie w HKF Centrum, a także otrzymywania newsletter’a jeśli wyrazi w tym zakresie odrębną zgodę,

– Przy zapisywaniu online na spotkanie w HKF Centrum (zajęcia, konsultacje) poprzez akceptację Regulaminu Ogólnego – Klient lub jego opiekun otrzymuje informację o przetwarzaniu danych osobowych dla potrzeb prowadzenia monitoringu wizyjnego,

– Przy wypełnianiu karty klienta – Klient lub jego opiekun otrzymuje informację o przetwarzaniu danych dla potrzeb świadczenia konkretnych, wybranych przez Klienta usług w HKF Centrum, w tym mogących dotyczyć informacji o stanie zdrowia Klienta (w zależności od tego, czy te informacje są niezbędne dla świadczenia danego rodzaju usług w HKF Centrum),

– Przy zapisywaniu na szkolenia lub webinaria organizowane przez HKF Centrum – Klient otrzymuje odrębną informację o przetwarzaniu danych osobowych dla potrzeb zapisu na szkolenia lub webinaria, a także otrzymywania newsletter’a jeśli wyrazi w tym zakresie odrębną zgodę,

– Przed udziałem w wydarzeniach grupowych (np. zajęcia grupowe, dni otwarte) – Klient lub jego opiekun otrzymuje odrębną informację o przetwarzaniu danych osobowych w związku z utrwalaniem wizerunku podczas wydarzenia i publikacją tak utrwalonego wizerunku, jeśli wyrazi w tym zakresie odrębną zgodę,

– Przy udzielaniu zgody na nagrywanie sesji diagnostycznej – Klient lub jego opiekun otrzymuje odrębną informację o przetwarzaniu danych osobowych w związku z utrwalaniem wizerunku i/lub głosu podczas sesji diagnostycznej, jeśli wyrazi w tym zakresie odrębną zgodę na nagrywanie sesji diagnostycznej.

4. Zasady i warunki przetwarzania danych osobowych Klientów lub ich opiekunów dla potrzeb dokonywania płatności online za usługi w HKF Centrum określane są w dokumentach udostępnianych każdorazowo przed dokonaniem płatności przez operatorów systemów płatności online, którzy są administratorami tych danych.

III. Bezpieczeństwo danych osobowych.

1. Wszyscy pracownicy i współpracownicy Administratora zobowiązali się do zachowania w tajemnicy danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w HKF Centrum.

2. Udostępnione dane osobowe, w tym informacje dotyczące zdrowia, są objęte tajemnicą zawodową psychologa, który nie może być ograniczony w czasie, a zwolnienie z tajemnicy zawodowej może nastąpić wyłącznie w przypadkach określonych ustawowo.

3. Serwery, na których funkcjonują systemy informatyczne HKF Centrum zlokalizowane zostały na terenie Unii Europejskiej.

4. Administrator stosuje zabezpieczenia techniczne i kryptograficzne chroniące przetwarzane dane przed niepowołanym dostępem, zmianą lub usunięciem.

5. Dostęp fizyczny i cyfrowy do serwerów, na których działa HKF Centrum jest na bieżąco monitorowany.

IV. Zasady szczególne przetwarzania danych osobowych w HKF Centrum.

1. Po co i jakie dane osobowe będą potrzebne? (cel przetwarzania danych osobowych Użytkowników)

– Imię i nazwisko, nr telefonu oraz adres poczty elektronicznej (e-mail), a także imię nazwisko osoby, dla której usługa będzie świadczona, jej data urodzenia – w celu dokonania rejestracji na spotkanie (zajęcia lub konsultacje) w HKF Centrum oraz uprzedniego przygotowania odpowiedniego wywiadu pod kątem wieku osoby, dla której ma być świadczona usług w HKF Centrum, podejmowania kontaktu z Klientem lub jego opiekunem w celu umówienia, przełożenia lub odwołania spotkań, prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej i rachunkowej,

– Imię i nazwisko, nr telefonu oraz adres poczty elektronicznej (e-mail) – w celu dokonania zapisu na szkolenie lub webinarium organizowane przez HKF Centrum, podejmowania kontaktu z Klientem w celu umówienia, przełożenia lub odwołania terminu szkolenia lub webinarium, prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej i rachunkowej,

– Informacje dotyczące zdrowia – w celu zebrania wywiadu dotyczącego stanu zdrowia Klienta, ustalenia braku przeciwwskazań do świadczenia usług w ramach terapii, w której zgromadzenie i ocena tego rodzaju danych jest niezbędna dla bezpiecznego i należytego świadczenia usług w HKF Centrum,

– Dane wskazane w powyższych punktach – w celach archiwalnych (dowodowych) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub określonych okoliczności albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

– Wizerunek twarzy – dla potrzeb prowadzenia monitoringu wizyjnego (bez rejestracji dźwięku) w pomieszczenia HKF Centrum wskazanych szczegółowo w Regulaminie Ogólnym, w celu zapewnienia bezpieczeństwa Klientów lub ich opiekunów oraz pracowników i współpracowników Usługodawcy, a także ochrony mienia HKF Centrum, tj. w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Usługodawcę, a w przypadku wyrażenia odrębnej i wyraźnej zgody przez Klienta lub jego opiekuna w związku z udziałem w wydarzenia grupowych dla potrzeb wykorzystania (rozpowszechniania) w materiałach promocyjnych dotyczących HKF Centrum w mediach, w tym na stronach internetowych i platformach społecznościowych,

– Wizerunek twarzy i/lub głos i treść rozmowy (w zależności od zakresu wyrażonej zgody na nagrywanie) – w celu uzupełnienia procesu diagnostycznego (jako materiały pomocnicze),

– Głos i treść rozmowy zarejestrowane podczas połączenia telefonicznego z infolinią HKF Centrum – w celu zapewniania należytej jakości usług oraz obsługi sprawy Klienta,

– Adres poczty elektronicznej (e-mail) – wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie newsletter’a – w celu przesyłania newsletter’a dotyczącego działalności HKF Centrum, np. nowych usług oferowanych w HKF Centrum, informowania o wydarzeniach i akcjach organizowanych w HKF Centrum.

2. Kto lub co pozwala na uzyskanie i przetwarzanie danych? (Podstawa prawna przetwarzania)

– Rejestracja na spotkania (zajęcia, konsultacje) w HKF Centrum, przygotowania wywiadu, kontakt w sprawie umawiania, przekładania lub anulowania spotkań – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Klient i jego opiekun prawny,

– Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej i rachunkowej – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,

– Dochodzenie płatności za spotkania odwołanie później niż na 24 godziny przed terminem umówionego spotkania – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora tj. dochodzenia roszczeń administratora,

– Zbieranie i ocena informacji dotyczących zdrowia – podstawę prawną przetwarzania tych danych stanowi zgoda Klienta lub jego opiekuna,

– Przechowywanie w celach archiwalnych (dowodowych) – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora tj. dla potrzeb ustalenia, dochodzenia lub obrony Usługodawcy przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi,

– Prowadzenie monitoringu wizyjnego (bez rejestracji dźwięku) – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora tj. zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia w HKF Centrum,

– Utrwalanie wizerunku podczas wydarzeń grupowych (zajęcia grupowe, dni otwarte) i rozpowszechnianie tak utrwalonego wizerunku w materiałach promocyjnych dotyczących HKF Centrum w mediach – podstawę prawną przetwarzania danych stanowi odrębna zgoda Klienta lub jego opiekuna,

– Utrwalanie wizerunku i/lub głosu i treści rozmowy (w przypadku rejestracji głosu) na nagraniach sesji diagnostycznej – podstawę prawną przetwarzania danych stanowi odrębna zgoda Klienta lub jego opiekuna,

– Utrwalanie głosu i treści rozmowy na nagraniach rozmów telefonicznych z infolinią HKF Centrum – podstawę prawną stanowi zgoda Klienta lub jego opiekuna wyrażona poprzez kontynuowanie rozmowy telefonicznej, zgodnie z treścią komunikatu głosowego każdorazowo odtwarzanego po połączeniu na numer kontaktowy HKF Centrum, z wyłączeniem danych uzyskanych od Klienta w trakcie rozmowy, niezbędnych dla korzystania z usług w HKF Centrum np. rejestracji na spotkanie albo świadczenia usług, których przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Klient i jego opiekun prawny,

– Przesyłanie newsletter’a – podstawę prawną przetwarzania danych stanowi odrębna zgoda Klienta lub jego opiekuna.

3. Kto jeszcze – oprócz Administratora – będzie miał dostęp do moich danych? (Kategorie odbiorców danych)

– Specjaliści HKF Centrum,

– Dostawcy systemów i usług IT, w tym operator systemu BOOKERO służącego do dokonywania rejestracji na spotkania w HKF Centrum,

– Firmy doradcze i konsultacyjne (np. świadczące usługi księgowe albo ochrony osób i mienia).

4.Czy dane będą przekazywane poza Europę? (Transferowanie danych poza EOG/EU)

– Na podstawie danych osobowych nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, ani nie będą one przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy lub do organizacji międzynarodowej.

5. Jakie są moje prawa w związku z przekazaniem moich danych osobowych? (Uprawnienia Użytkownika/opiekuna niepełnoletniego Użytkownika)

– Prawo dostępu do przetwarzanych danych, ich sprostowania (jeśli to możliwe) lub zmiany, wnioskowania o usunięcie (jeśli to prawnie dopuszczalne), ograniczenie przetwarzania (jeśli to możliwe) lub przenoszenie danych, cofnięcia zgody na przetwarzanie (jeśli podstawą przetwarzania była zgoda) lub wniesienia skargi do organu nadzorczego, jednak pozostaje to bez wpływu na wcześniejszą zgodność z prawem przetwarzania danych przez Administratora.

– Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne dla korzystania z usług HKF Centrum.

– Zgody na otrzymywanie newsletter’a, na rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego podczas wydarzeń grupowych oraz na nagrywanie wizerunku i/lub głosu oraz treści rozmowy podczas sesji diagnostycznej, a także głosu i treści rozmowy podczas rozmowy telefonicznej z infolinią HKF Centrum są dobrowolne i mogą być w każdym czasie cofnięte, przy pomocy funkcjonalności udostępnianych w ramach wiadomości zawierającej newsletter (dotyczy newslettera) lub poprzez kontakt e-mailowy z Administratorem (dotyczy pozostałych danych przetwarzanych na podstawie zgody), bez wpływu na prawo dostępu do usług świadczonych w Centrum, z wyłączeniem danych uzyskanych od Klienta w trakcie rozmowy telefonicznej, niezbędnych dla korzystania z usług w HKF Centrum np. rejestracji na spotkanie albo świadczenia usług, których przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Klient i jego opiekun prawny.

6. Jak długo przekazane dane będą potrzebne? (Okres przetwarzania danych)

– Dane osobowe identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, data urodzenia, nr telefonu oraz adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, nr PESEL) oraz dane zawarte w kartach klientów oraz dokumentacji terapeutycznej – będą przetwarzane przez okres korzystania z usług HKF Centrum oraz przez okres 3 lat od dnia zakończenia korzystania z usług HKF Centrum dla potrzeb ustalenia, dochodzenia lub obrony Spółki przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi,

– Dane zawarte na dokumentach księgowych i rachunkowych – będą przetwarzane przez okres, przez który aktualnie obowiązujące przepisy prawa wymagają przechowywania tego typu dokumentacji,

– Dane osobowe dotyczące wizerunku twarzy utrwalonego na nagraniach monitoringu wizyjnego – przechowywane są przez okres do trzech miesięcy od daty sporządzenia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – w takim przypadku termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

– Dane osobowe dotyczące wizerunku twarzy utrwalonego i publikowanego na zdjęciach z wydarzeń grupowych – do dnia cofnięcia zgody na przetwarzanie, jednak pozostaje to bez wpływu na wcześniejszą zgodność z prawem przetwarzania danych przez Administratora, w tym na materiały opublikowane przed cofnięciem zgody,

– Dane osobowe dotyczące wizerunku twarzy i/lub głosu oraz treści rozmowy utrwalone na nagraniach sesji diagnostycznej – do dnia cofnięcia zgody na nagrywanie sesji diagnostycznej, nie dłużej jednak niż 1 miesiąc od wydania opinii przez specjalistę Centrum (po przeprowadzonym procesie diagnostycznym), chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub powzięto wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – w takim przypadku termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,

– Dane osobowe dotyczące głosu oraz treści rozmowy utrwalone na nagraniach rozmów telefonicznych dokonywanych przy telefonicznym zapisywaniu na spotkanie w Centrum – przez okres 3 miesięcy od dokonania nagrania, chyba że wcześniej zgoda zostanie cofnięta albo nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub powzięto wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – w takim przypadku termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania; powyższe nie dotyczy danych uzyskanych od Klienta w trakcie rozmowy telefonicznej, niezbędnych dla korzystania z usług w HKF Centrum np. rejestracji na spotkanie albo świadczenia usług, których przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Klient i jego opiekun prawny, które przetwarzane są zgodnie z tiret pierwsze powyżej,

– Dane osobowe w zakresie adresu e-mail dla przesyłania newsletter’a – do dnia wycofania zgody na otrzymywanie newsletter’a.

7. Do kogo zwrócić się, w razie pytań? (Kontakt z Administratorem danych)

– W razie wątpliwości, proszę o kontakt na następujący adres poczty elektronicznej Administratora: kontakt@hkfcentrum.pl

V. Postanowienia końcowe i zmiana Polityki.

1. Polityka obowiązuje od dnia ogłoszenia jej na stronie internetowej HKF Centrum (https://hkfcentrum.pl/polityka-klauzula/).

2. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki. Zmieniona Polityka prywatności zostanie opublikowana na stronie internetowej HKF Centrum, a każdy Klient lub jego opiekun zobowiązany będzie zapoznać się ze zmianami.